Un Sistema di Gestione (SG) è un insieme di regole e procedure, definito in una norma riconosciuta a livello internazionale, che un’azienda può applicare allo scopo di raggiungere obiettivi definiti.

Alcuni dei principali obiettivi, comuni ai diversi tipi dei sistemi di gestione, sono:

• Garantire la soddisfazione delle parti interessate (es. clienti, lavoratori, comunità ecc);
• Garantire il miglioramento continuo delle prestazioni dell’organizzazione;
• Dimostrare a terzi (es. clienti, enti, organismi di controllo o altri soggetti esterni all’azienda), la capacità dell’organizzazione di mantenere con continuità gli obiettivi stabiliti nella politica del sistema di gestione.

L’attuale sviluppo normativo relativo ai Sistemi di Gestione Organizzativi (siano essi relativi a Qualità, Sicurezza, Ambiente, Responsabilità Sociale ecc.) trova le sue motivazioni nella esigenza sempre più diffusa tra le aziende di operare in un regime di efficienza ed efficacia globali. Un’organizzazione che opera sul mercato non può, infatti, presentarsi come credibile ed affidabile se non è in grado di fornire risposte adeguate alle aspettative e alle esigenze delle principali parti interessate: i suoi clienti, per quanto riguarda la gestione della Qualità; i suoi dipendenti e collaboratori, per gli aspetti legati alla Sicurezza e alla Salute; i proprietari e la collettività, per i problemi connessi a norme di comportamento responsabile, a partire dalla condotta in campo ambientale ecc.

No, in realtà esistono diversi sistemi di gestione, a seconda dell’argomento cui si applicano. A ciascun sistema di gestione si applica una specifica norma internazionale, che definisce le regole cui questo deve rispondere. Le più diffuse norme internazionali sui sistemi di gestione sono quelle della serie ISO (International Standard Organization). Il sistema di gestione integrato è un sistema che si riferisce a più norme. Ad esempio:

1. Qualità (ISO 9001);
2. Ambiente (ISO 14001);
3. Salute e Sicurezza (BS OHSAS 18001);
4. Responsabilità Sociale (SA 8000).

Conviene prepararsi da subito a gestire un sistema integrato progettato ottimizzando i processi e razionalizzando la relativa documentazione, piuttosto che impegnarsi alla realizzazione di più sistemi di gestione separati. Una visione unitaria del sistema aziendale, infatti, valorizza l’intera organizzazione attraverso una migliore visibilità degli obiettivi comuni, l’unicità di gestione e un unico riferimento per la documentazione e per la gestione dei dati, l’ottimizzazione delle risorse, il contenimento dei costi ed una migliore integrazione delle competenze. Gli strumenti di cui si dotano tali schemi organizzativi sono per gran parte comuni. Per tale motivo sorge quasi naturale la necessità di istituire uno schema organizzativo comune, sul quale innestare le specificità di ciascuno dei diversi sistemi. La visione integrata degli obiettivi è una condizione indispensabile per attuare un sistema di gestione integrato. È la conoscenza condivisa degli obiettivi, infatti, che permette di sapere come organizzarsi per lavorare e per raggiungerli.

L’adozione di un sistema di gestione è volontaria, e quindi è una scelta dell’azienda che assume questa decisione.

In un’ottica di Qualità Totale, anche l’ambiente con il suo impatto sul sistema sociale, politico ed economico riveste un’importanza notevole se consideriamo le risorse naturali come beni collettivi, così come le tematiche relative alla salute, alla sicurezza e alla responsabilità sociale. Gli obiettivi quindi possono consistere in riduzioni dei consumi di materie prime ed energia, in riduzione della produzione di rifiuti, nella razionalizzazione dei processi produttivi al fine di ridurre gli sprechi e le inefficienze.

La ISO 9000, al paragrafo 2.11, dice: “Il Sistema di Gestione per la Qualità è quella parte dei sistema di gestione di un’organizzazione che si propone, con riferimento agli obiettivi per la qualità, di raggiungere dei risultati in grado di soddisfare adeguatamente le esigenze, le aspettative ed i requisiti di tutte le parti interessate. Gli obiettivi per la qualità sono complementari agli altri obiettivi dell’organizzazione quali quelli relativi alla crescita, al finanziamento, alla redditività, all’ambiente ed alla salute e alla sicurezza nei luoghi di lavoro”.

La norma internazionale ISO 14001 riguarda le prestazioni di un’organizzazione nei confronti dell’ambiente, definendo le interazioni che le attività dell’organizzazione hanno con gli aspetti ambientali individuati come rilevanti, valutando i relativi impatti. L’obiettivo è quello di imporre un miglioramento continuo degli effetti delle attività aziendali sull’ambiente, documentandone l’evoluzione e l’efficacia. L’integrazione delle discipline ambientali nel sistema di gestione globale dell’organizzazione può contribuire all’efficace introduzione del sistema di gestione ambientale, così come alla sua efficienza e alla chiarezza dei ruoli.

La norma internazionale BS OHSAS 18001 definisce i requisiti di un sistema di gestione per la salute e la sicurezza nel lavoro. L’obiettivo da raggiungere è garantire il miglioramento progressivo delle condizioni di sicurezza in cui operano i lavoratori, sia in merito alle specifiche lavorazioni svolte sia per quanto attiene gli ambienti di lavoro, l’interferenza con l’ambiente circostante e con le attività di altre imprese.

Per le Aziende che hanno realizzato un Sistema di Gestione Integrato (Qualità / Ambiente / Sicurezza ecc.) si presenta la sfida dell’efficace mantenimento nel tempo dei procedimenti individuati. Assicurare la conformità del Sistema ai cambiamenti che, inevitabilmente, intervengono nella vita di un’Azienda e nel quadro normativo locale, nazionale ed internazionale diventa dunque fondamentale. In maniera particolare è molto importante perseguire l’obiettivo che è alla base di tutti i sistemi di gestione: l’attuazione del processo di miglioramento continuo.

L’Azienda può scegliere di affidare all’esterno tutte o alcune attività necessarie all’efficace mantenimento del sistema (outsourcing). MODI S.r.l. assicura il presidio delle aree scelte dal Cliente, sollevandolo dalle incombenze legate alle scadenze da rispettare per il mantenimento del sistema. E’ il Cliente stesso a decidere la rilevanza dell’intervento MODI, così come le modalità di accesso agli interventi di consulenza (contratti di assistenza oppure interventi su chiamata).

Alcune tipiche attività di assistenza sono: •    lo svolgimento di audit interni (tutti i consulenti MODI sono auditor qualificati per la Qualità, l’Ambiente e la Sicurezza); •    l’assistenza nel corso degli audit degli enti di certificazione, trattamento di non conformità e relative azioni di miglioramento (azioni correttive / preventive); •    l’ aggiornamento della documentazione di sistema a seguito di cambiamenti normativi o di cambiamenti dell’organizzazione aziendale; •    gli interventi formativi; •    l’ assistenza alla Direzione per lo svolgimento delle attività di riesame periodico e quant’altro necessario per l’efficace mantenimento del Sistema.